Lahjoitusten ja sponsoroinnin periaatteet ja menettelytavat Viafin Servicessä

 

1. Lahjoituksen ja sponsoroinnin määritelmät
Lahjoituksella tarkoitetaan osakeyhtiölain 13 luvun 8 §:n mukaista lahjaa, joka voidaan antaa yhtiökokouksen päätöksellä yleishyödylliseen tai siihen rinnastettavaan tarkoitukseen, jos lahjoituksen määrää voidaan pitää kohtuullisena yhtiön tilaan ja muihin olosuhteisiin katsoen.  Lahjoituksiin ei liity vastiketta eivätkä ne suoranaisesti edistä yhtiön toimintaa. Esimerkkejä lahjoituksista voivat olla tieteen, taiteen ja hyväntekeväisyystoiminnan tukeminen.

Sponsoroinnilla tarkoitetaan suorituksia, joista yhtiö saa asianmukaisen vastikkeen esim. yhtiön tai sen tuotteiden näkyvyyden tai tunnettuuden lisääntymisenä.

 

2. Lahjoituksia koskeva menettely
Osakeyhtiölain mukaan yhtiökokous voi valtuuttaa yhtiön hallituksen päättämään tarkemmin lahjoitusvarojen käytöstä. Tällöin yhtiökokous päättää lahjoitusten yhteismäärästä.

Viafin Service Oyj:n hallitus esittää vuosittain yhtiön varsinaiselle yhtiökokoukselle ehdotuksen edeltävän tilikauden voittovarojen käyttämiseksi. Hallituksen harkinnan mukaan tähän ehdotukseen voidaan sisällyttää varaus/valtuutus hallitukselle voitonjakoesityksessä mahdollisesti esitetyn lahjoitussumman käyttöön.

Viafin Servicen hallitus päättää yhtiökokoukselta saamansa valtuutuksen mukaisesti lahjoitusvarojen käytöstä ja valtuuttaa konsernin toimitusjohtajan tekemään yksityiskohtaiset lahjoituspäätökset enintään 500 euron suuruisissa lahjoituksissa. Konsernin toimitusjohtaja tuo tekemänsä lahjoituspäätökset hallitukselle tiedoksi kerran vuodessa. Kaikista yli 500 euron suuruisista lahjoituksista päättää konsernin hallitus.

 

3. Sponsorointisäännöt ja työnjako

3.2 Konsernitaso
Konsernitason sponsorointihankkeiden koordinointia hoitaa konsernin hallinto. Konsernitason sponsorointi tukee ensi sijassa sidosryhmäsuhdetoimintaa, työnantajakuvaa ja vastuullista yrityskulttuuria.

3.3 Yhtiötaso
Viafin Service -konserniin kuuluvien yhtiöiden sponsorointihankkeita koordinoivat yhtiöiden toimitusjohtajat. Konsernin hallinto avustaa tarvittaessa yhtiöitä sponsorointihankkeiden valinnassa.

 

4. Sponsorointikohteet
Sponsoroinnin periaatteet rakentuvat Viafin Servicen arvoille ja tukevat Viafin Servicen strategian ja arvojen toteutumista käytännössä. Kohteiden valinnassa korostetaan yhteiskunnallisesti vastuullista toimintaa. Sponsorointi ei kuitenkaan saa kohdistua poliittiseen toimintaan eikä sponsorointikohteiksi voida valita poliittista toimintaa tai poliittista toimintaa tukevaa toimintaa. Sponsorointi ei myöskään saa kohdistua tai olla sidoksissa suoraan tai välillisesti yhtiön lähipiiriin.

Kaiken sponsoroinnin tulee tuottaa hyötyä konsernin liiketoiminnalle ja yrityskuvalle.

 

5. Päätöksenteko ja raportointi
Konsernin toimitusjohtaja päättää kaikista enintään 500 euron sponsoroinneista. Kaikista yli 500 euron suuruisista sponsoroinneista päättää konsernin hallitus.

Konsernin hallinto tekee kerran vuodessa yhteenvedon mahdollisista sponsorointikohteista Viafin Service Oyj:n hallitukselle.